Resumo: Este trabalho se baseia em pesquisa exploratória da literatura publicada, procurando fundamentar estudos sobre a análise de domínio e suas conexões com a gestão arquivística. Seus objetivos são: discutir as vinculações entre o processo de análise de domínio e a gestão arquivística, quanto à capacidade da primeira de contribuir de fundamentação os processos de prospecção e estruturação da realidade empresarial; analisar a viabilidade de aproveitamento, pela arquivística, da fundamentação teórica da análise de domínio, tal como entendida na área da ciênciência da informação, tornando-a uma disciplina comum a ambas as áreas. Os seguintes pressupostos balisaram o trabalho: o conhecimento da realidade de um domínio é condição sine qua non para o levantamento do universo de conceitos, destinados à gestão do conhecimento empresarial; a gestão arquivística parte, por princípio, da estrutura orgânica e funcional que pode ser delineada, via análise da documentação empresarial, qualificada pela garantia da literatura/documental e outras garantias, tais como, garantia cultural, do usuário, organizacional, terminológica, etc.; o conhecimento da realidade empresarial seria uma das etapas essenciais de abordagens à gestão do conhecimento nas empresas, tais como, a construção de linguagens, de ontologias, taxonomias corporativas, dentre outras, além de subsidiar a gestão arquivística.

Palavras-chave:  Análise de domínio; Gestão arquivística; Garantia da literatura; Garantia documental; Garantia organizacional; Relacões epistemológicas; Biblioteconomia; Arquivologia.

 

Abstract: The main subjects of this paper are: domain analysis, business reality exploration and their theoretical and conceptual links with the management records domain. The empirical materials used are authors personal thoughts and published literature. This work pretends to contribute for the enterprise reality studies improvements. An enterprise is composed by entities that constitute the raison d’être of all kinds of knowledge representation, that must be organized and retrieved for reaching enterprise objectives. This work objectives are: to examine domain analysis, according to the records management viewpoints; to explore its capacity of making possible the enterprise reality design; and to discuss the possibility of that domain analysis theoretical basis, emerged from Library and Information Science, LIS, could be considered by archives area as supporting of records management, RM, domain; it has also considered that domain analysis could be a shared discipline for both, LIS and RM domains. The following presumptions are considered for this work: that a domain reality knowledge is a sine qua non condition for get to raise the universe of concepts useful to enterprise knowledge administration; that could be a possibility of exploring the organizational and functional structure, via documentation, and/or via other kinds of warrants proposed by literature, as well as, user warrant, literary warrant, organizational warrant etc. In this sense, domain analysis would be one of first steps of work, aiming different kinds of knowledge managements systems and organizational processes, including indexing languages construction, information retrieval systems, software and records management planning and implementation.
Keywords: Domain analysis; Management-records; Literary warrant; Documentation warrant; Librarianship and records management relationships.

Introdução

A capacidade de refletir sobre o mundo e transmitir a outras pessoas os resultados dessa reflexão diferencia o ser humano dos demais animais. Essa reflexão ocorre em domínios específicos correspondentes às diversas realidades, segundo as quais a sociedade se organiza. O acervo de pensamentos registrados sobre temáticas constantes dessas realidades contém conhecimentos específicos inscritos nos documentos. A transmissão das percepções e impressões sobre essas realidades ocorrem com a mediação de linguagens, que compartilham entre si uma característica comum: representar os pensamentos humanos sobre as coisas e os fenômenos da existência. Sabe-se que os atos de classificar e organizar registros de conhecimento estão diretamente conectados e sofrem interferências da linguagem, pelo fato de neles serem envolvidos nomes correspondentes a coisas, processos, agentes, produtos, fenômenos, tempos, espaços. Os nomes, rotuladores de conceitos, são os principais insumos nos processos de classificação, categorização das entidades componentes de um domínio.

A literatura da ciência da informação aborda, de forma significativa, limitações da linguagem no processo de representação de realidades inscritas em documentos. Sabe-se que a linguagem nem sempre é precisa na comunicação dos conceitos oriundos das percepções da realidade. Já na abertura do emblemático texto, segundo Sinnot (2009) escrito por volta de 347 a.C., no qual o filósofo Aristóteles trata das categorias, encontram-se enunciados e discussão sobre os problemas da linguagem, no processo de designação das coisas existentes na realidade. Estudos numerosos sobre enunciação e nomeação das coisas existentes vêm sendo desenvolvidos, ao longo dos séculos em que se desenvolveu o pensamento científico e filosófico, desde a tradição greco-românica, passando pela Idade Média e chegando aos tempos da ciência moderna e contemporânea. Nesse longo período, foram recorrentes estudos sobre a análise e delineamento de realidades (domínios), sobre as entidades que delas fazem parte, sobre a linguagem usada para designar domínios e para se fazer sua categorização e estruturação.

No campo específico da ciência da informação cita-se, dentre outros, o trabalho de Elin Jacob, da Indiana University/School of Library and Information Science, SLIS/IU, que resgata o pensamento de Michel Foucault, na tentativa de se elucidar os obstáculos originados das interfaces entre classificação, linguagem e realidade. Em colaboração com Hanna Albrechtsen, especialmente a partir do livro The Order of Things (1970), versão americana do original francês Les Mots et les Choses (Foucault, 1966), observa-se que uma disciplina existe devido a uma linguagem ordenada que circunscreve o espaço de suas representações. Por meio da condução de tal linguagem bem-construída, uma disciplina propõe “um invariável padrão da realidade” (Foucault, 1970 apud Jacob, 1998, p.522) que tem o poder de anular as perturbações das experiências individuais – experiências essas que, tal como Foucault aponta, levaria à criação de diferentes línguas, que difeririam umas das outras, não somente na forma de suas palavras, mas acima de tudo segundo o padrão de representação dessas palavras (Jacob& Albrechtsen, 1998, p.519-22).

Na atualidade, no Brasil, juntamente à intensificação do uso das tecnologias de informação e comunicação, presencia-se a tendência de incorporação de cursos de bacharelado em arquivologia ao campo disciplinar da ciência da informação. Também têm surgido iniciativas, voltadas à concepção e implementação de novas ferramentas de intercâmbio, comunicação e organização de conhecimento, baseadas em linguagens, não apenas destinadas à recuperação e acesso a registros de conhecimentos, como nos primórdios dos aplicativos para a automação de sistemas referenciais de informações documentais.

Dentre essas novas ferramentas destacam-se as ontologias, destinadas prioritariamente a integrar sistemas inteligentes de conhecimento, mediados por computador, normalmente incluindo estruturação conceitual e formalização lógica; as ontologias voltam-se para aplicações mais ou menos complexas, que muitas vezes extrapolam a área de interesse da ciência da informação, destacando-se dentre outras: apoio à concepção de sistemas de respostas automáticas a questões recorrentes; esclarecimento sobre as etapas de determinados processos; descrição de produtos e insumos; diagnóstico de fenômenos; treinamento de pessoal em determinadas funções. A construção de ontologias, em suas fases de especificação e conceitualização podem encontrar na análise de domínio um procedimento válido e necessário. Alguns grupos de pesquisa na área da ciência da informação chegaram ao entendimento de que este campo específico detém conhecimentos e tecnologias acumulados que, podem contribuir para a análise e estruturação de domínios, cujas aplicações se voltam, não somente à gestão de sistemas de recuperação documentais, mas a tantas outras aplicações citadas, todas dependentes de um conhecimento profundo das realidades a que esses processos, ferramentas e situações se relacionam.

O presente artigo, de natureza exploratória, compreende um diálogo com a literatura publicada, procurando-se encontrar novas abordagens ao estudo da realidade empresarial, formada pelas entidades que constituem sua razão de ser, inscritas em documentos e outras instâncias e que, se tornam objetos de conhecimento a serem organizados e recuperados, para o alcance dos objetivos institucionais. São objetivos deste artigo: refletir sobre a análise de domínio na gestão arquivística, especialmente quanto á sua capacidade de possibilitar a fundamentação da prospecção da realidade empresarial; discutir sobre a viabilidade de adoção da fundamentação da análise de domínio, oriunda ou adotada pela ciência da informação, para apoio à gestão arquivística, podendo essa tornar-se uma disciplina comum para as duas áreas da ciência da informação.

As considerações que se seguem partem de alguns pressupostos: a) o conhecimento da realidade de um domínio organizacional é condição sine qua non, para o levantamento do universo de conceitos sobre entidades intervenientes na gestão desse campo; b) o conhecimento, baseado em coisas concretas e abstratas, reificado nos diversos domínios, por meio de conceitos verdadeiros sobre esses referentes, compreende enunciados acumulados e assimilados, inscritos em documentos; c) esses domínios conceituais estariam circunscritos a determinados limites de uma realidade, de conformações as mais variadas, tais como ciência, formação discursiva, empresa ou organização privada ou pública, projetos, tarefas e missões específicas, formadas por pessoas com objetivos comuns; d) a análise de domínio já é praticada na gestão arquivística. Nesse sentido, advoga-se que o conhecimento e estruturação da realidade empresarial seria uma das primeiras etapas para a gestão do conhecimento, quer seja na gestão arquivística, no planejamento de sistemas de recuperação de informações, na construção de linguagens de indexação, de ontologias, taxonomias corporativas, assim como em outras aplicações.

No campo da gestão arquivística, a modelização da realidade é prática calcada em princípios fundamentais do campo disciplinar e profissional. Na construção de ontologias, entretanto, essa etapa que garante o comprometimento ontológico, nem sempre se encontra claramente descrita nos modelos destinados à sua construção, tal como afirma Silva (2008). Algumas questões motivaram e orientam o presente trabalho:  o levantamento da realidade empresarial, visando-se a gestão arquivística pode ser visto como uma análise de domínio? Como esses processos se aproximam? A “realidade empresarial” poderia emergir da documentação ou também de outras instâncias da organização? Quais seriam as fontes para se garantir uma cobertura razoável de conceitos relativos a um domínio empresarial, com a finalidade não somente de se construir ferramentas para a gestão de conhecimento, mas também de se fazer uma competente gestão arquivística? Poderiam os conhecimentos da área de análise de domínio, oriundos da ciência da informação, fundamentar estudos voltados para a gestão arquivística? As seções seguintes versam sobre a análise de domínio, sobre princípios da arquivística e sobre as garantias que suportam qualitativamente essa análise, procurando-se promover um diálogo entre essas temáticas e as propostas anteriormente apresentadas, assim como responder às questões apresentadas.


Análise de domínio
A análise de domínio, tal como preconizada na ciência da informação, prioritariamente se volta ao planejamento e desenvolvimento de sistemas de recuperação de informações empresariais, mas sabe-se que ela se encontra dentre os interesses de outros campos profissionais e de pesquisa. Albrechtesen (1993) e Prietro-Díaz (1990) enfatizam a necessidade de uma forte base teórica para o desenvolvimento da análise de domínio em diversos campos do conhecimento.  Para Prieto-Díaz (1990), a análise de domínio pode ser definida como um processo pelo qual a informação usada no desenvolvimento de sistemas de software é identificada, capturada e organizada com o propósito de torná-la reusável quando da criação de novos sistemas. Para Prietro-Díaz (1990, p.47) "um dos objetivos da análise de domínio é fazer com que toda informação esteja prontamente disponível” e que possa ser utilizada posteriormente.O aspecto principal dessa definição é a organização do conhecimento para a solução de problemas em relação ao desenvolvimento de software.

Outros autores relacionam a análise de domínio a processos focalizados na ciência da informação. Beghtol (1995 p.30) afirma que a: “amplitude desta definição permite que ela seja proveitosamente adotada em outros tipos de domínios, tais como campos de assuntos ou áreas temáticas”. Da mesma forma, a análise de domínio pode ser usada para o “design” de linguagens de documentação, como os tesauros ou os sistemas de classificação, para analisar o domínio do sistema que será modelado. Na visão de Beghtol (1995. p.30), “o processo de modelagem inclui pelo menos dois processos: determinar um número de categorias fundamentais na área de conhecimento estudada e analisar em detalhes alguns dos tipos de temas, assuntos e questões que os autores acreditem que devam ser investigados”. Com esta afirmativa, a autora quer ressaltar que um dos desafios da modelagem envolve, de fato, tanto a definição do domínio a ser modelado, quanto a escolha dos termos ou do vocabulário que melhor representem a área de assunto em análise, considerando instrumentos ou fontes de informação que podem contribuir para esse trabalho. O tema análise de domínio, na ciência da informação, foi desenvolvido por Hjørland & Albrechtsen (1995). Segundo estes autores a análise de domínio compreende um entendimento relacionado a comunidades discursivas. Para uma melhor compreensão, a análise de domínio pode ser assim definida:

"é uma abordagem teórica de Ciência da Informação (CI), que afirma, que a melhor forma de compreender as informações na ciência da informação é estudar as áreas de conhecimento como " comunidades de discurso ", que são partes da divisão da sociedade do trabalho. Organização do conhecimento, estrutura, padrões de cooperação, linguagem e formas de comunicação, sistemas de informação e critérios de relevância são reflexões dos objetos do trabalho dessas comunidades e do seu papel na sociedade. A psicologia, o conhecimento, a necessidade de informação e critérios subjetivos de relevância devem ser vistos nesta perspectiva". (Hjørland & Albrechtsen,1995).

Para Hjørland & Albrechtsen (1995), o domínio pode ser definido como o pensamento, ou como uma própria comunidade de discurso, que são partes da sociedade do trabalho. Segundo estes autores um domínio pode ser visto como um tipo de comunidade de discurso e enfatizam que a especialidade, a disciplina e o ambiente são as unidades de estudo dessa natureza. Para Hjørland (1995), o objeto da análise de domínio é o desenvolvimento de informações coletivas e estruturas de conhecimento. Já na visão de Lykke-Nielsen (2000) uma análise típica de domínio compreende o exame da estrutura da informação da disciplina, incluindo o tamanho da sua literatura, a distribuição da literatura com respeito às várias formas de publicação, sua estrutura nacional/internacional, seus padrões de citação, trocas de procedimentos disciplinares, etc. Segundo Hjørland (1995) as estruturas do conhecimento individual e a visão de mundo são objetos do trabalho das comunidades, bem como os seus papéis na sociedade e as necessidades individuais de informação, os modelos mentais, a pesquisa de comportamento. (Lykke-Nielsen,2000, p. 11).

Nesse sentido, para fins específicos deste trabalho, acredita-se que a análise de domínio compreende o levantamento e estruturação dos entes que compreendem a realidade ôntica da empresa, como ser organizacional. Normalmente o trabalho de rastreamento de entes de um domínio acadêmico ou discursivo, na ciência da informação, é feito via literatura, tendo como suporte a garantia da literatura; neste caso os focos são campos de conhecimento mais ou menos sedimentados, não sendo, entretanto o caso dos seres organizacionais. Para o exercício de suas funções relativas ás áreas meio e áreas finalísticas, as empresas têm como meta a identificação e descrição dos entes que a compõem, de suas essências, acidentes e processos que deles decorrem. Nesse desafio as entidades da realidade empresarial nem sempre se encontram devidamente identificadas e caracterizadas, na literatura técnico-científica publicada, mas podem estar presentes em documentos, administrativos, políticos, legislativos, etc., além de outras fontes já referidas.

Garantia da literatura e outras
Torna-se importante aqui refletir sobre uma condição, consensualmente aceita na ciência da informação, e que qualifica a análise de domínio e que se trata da garantia da literatura; trasladada para a área empresarial poderia essa ser denominada de garantia documental. Como produtos de domínios científicos ou empresariais, publicações técnico científicas, acrescidas de outros segmentos da documentação, contribuem igualmente para a modelagem de um domínio. O termo garantia da literatura foi introduzido em 1915 por E. Wyndlan Hulme em seu livro Principles of Book Classification. Para Hulme (1911) a garantia da literatura é: “ simplesmente o resultado de uma rigorosa pesquisa e a mensuração de classes na literatura. Um cabeçalho de assunto é garantido apenas quando foi demonstrado que ele existe na literatura, e o teste da validade desse cabeçalho é o grau de precisão com a qual ele descreve a área de assuntos comuns para a classe. Essa garantia literária é um valor quantitativo que pode ser atribuído tão logo a bibliografia de um assunto tenha sido definitivamente compilada " (Hulme, 1911, p. 46).

Além do termo garantia literária, identificado por Hulme (1911), percebeu-se que a literatura faz referência a outros tipos de garantias, tais como: user warrant, scientific warrant, educational warrant, cultural warrant, semantic warrant, garantia terminológica e garantia documental, tal como já foi dito anteriormente neste texto sobre as quais serão a seguir apresentadas algumas definições, acompanhadas de discussões. A norma de construção de tesauros Ansi/Niso Z39.19:1993 define dois tipos de garantia, a garantia literária e a garantia do usuário. A garantia literária (literary warrant) quer dizer: "palavras e frases extraídas da literatura do campo que deverão determinar a elaboração de descritores. Quando duas ou mais variantes têm garantia literária os termos mais freqüentemente utilizados devem ser selecionados como o descritor."(Ansi/Niso Z39.19:1993)

Na versão de 2005, a norma Ansi/Niso Z39.19:2005 é mais direta na definição de garantia da literatura ao abordar os aspectos da representação de um conceito ou seleção de um termo preferido. Garantia da literatura foi definido como a “justificativa para a representação de um conceito em uma linguagem de indexação ou para a seleção de um termo preferido devido a sua freqüência de ocorrência na literatura” (Ansi/Niso Z39.19:2005, 2005,p.174). Por outro lado a garantia do usuário, segundo a mesma norma, é a "justificativa para a representação de um conceito em um [tesauro] ou para a seleção de um termo preferido devido à freqüência de pedidos de informações sobre o conceito."(Ansi/Niso Z39.19,1993). A edição 2005 da norma complementa, como requisito, as pesquisas pelo termo feitas por usuário de um sistema de recuperação da informação. (Ansi/Niso Z39.19:2005).

A preferência do usuário por um termo ou a frequência com que o mesmo é solicitado, conforme apontado na norma Ansi/Niso Z39.19-1993, também foi indicado no conceito de Lancaster (1993) para garantia do usuário que significa a seleção de termos do índice de um vocabulário ou que seria reconhecido por um solicitante ou um usuário. A garantia do usuário é baseada no conhecimento do usuário de uma determinada área temática e nas palavras e nas frases usadas para descrever os temas tratados neste campo do conhecimento. Entretanto, de acordo com Svenonius (2000), a garantia de usuário de certa forma compete com a garantia literária ou seja:

“a garantia do usuário está relacionada com o princípio de que os termos selecionados para um tesauro precisam estar de acordo com aqueles utilizados pelos usuários na tarefa de recuperação de informação. Para Svenonius (2000), alguns teóricos da indexação por assuntos vêem a garantia do usuário competindo em importância com a garantia literária. Na realidade, ambas são importantes e complementares. É importante acatar o vocabulário dos usuários e através dele conduzir as requisições que eles fazem aos descritores de um vocabulário mais especializado. Mas, sabe-se também que muitas vezes alguns usuários se perdem em palavras no instante da busca. Para eles, é sempre útil incluir termos nos quais nunca poderiam pensar, mas para os quais poderiam ser dirigidos com a finalidade de melhorar os pedidos, em sua procura”. ( Moreira e Moura, 2006, p.11)

Posteriormente Beghtol (1986) preferiu adotar o termo consenso, explorando o uso dos termos garantia da literatura e consenso. Ela afirma que Evelyn Bliss (1870-1955), bibliotecário e importante teórico norte-americano, usou o termo consenso para designar a visão que cientistas e educadores compartilham sobre as estruturas das disciplinas. Entretanto, segundo a autora citada, na prática o consenso tem assumido ser parte necessária do desenvolvimento e revisão de um sistema de classificação. (Beghtol,1995). Ainda, em relação aos termos garantia da literatura e consenso a autora diz que ambos podem ser comparados conforme a figura:

Figura 1 - Garantia da literatura e Consenso

  Fonte: Compilado pelas autoras do artigo, a partir de Beghtol (1995)

Com o objetivo de proporcionar uma maior garantia para essa fase tão importante para a construção de uma linguagem documentária ou para a gestão arquivística, especialmente para a fase de estruturação da realidade, propõe-se neste trabalho uma ampliação da garantia literária em direção à uma garantia documental; considera-se esta a garantia que se fundamenta no levantamento dos entes componentes de uma organização, a partir dos documentos gerados e recebidos no desempenho de suas funções. Na área da biblioteconomia, a garantia documental indica que, um dos princípios dos sistemas de classificação, cujo enunciado sugere que qualquer tabela de classificação ou toda a estrutura de conceitos, deve ser apoiado pelas características, especificidade, abordagens e terminologia com que é tratada a disciplina na documentação corrente, ao invés de se ater às considerações e/ou postulados teóricos dessa disciplina. Segundo Barité (2000) “a documentação é a fonte de validação dos termos que serão incluídos em uma linguagem documental e o que se classifica são documentos. O que se indexam são temas presentes nos documentos”.

Segue-se uma discussão sobre outras garantias que tornam mais consistente o trabalho de levantamento das entidades de uma realidade organizacional específica. A garantia cultural significa que qualquer tipo de representação do conhecimento e/ou sistema de organização pode ser mais apropriado e útil para indivíduos, em determinadas culturas, apenas se é baseado em pressupostos, valores e predisposições daquela cultura. Beghtol(2002, p.511)A garantia cultural é descrita como a percepção de que as classificações e as relações semânticas são dependentes do contexto cultural.(Beghtol,1986)
Ao lado do trabalho objetivo de levantamento de insumos, calcado na garantia documental, não se deve descartar a incursão em outros focos implícitos de conhecimento e da cultura organizacional, consultando as pessoas envolvidas nos diversos subsistemas da empresa. Nesse tipo de pesquisa, não se deve esquecer de que aos documentos devem-se agregar outras fontes, visando-se alcançar outra faceta da realidade organizacional: a que corresponde às idéias implícitas, presentes no conhecimento tácito dos membros da comunidade e que contribui para o desvelamento dessa mesma realidade (garantia profissional).

Já a garantia educacional estaria baseada em um sistema de princípios, de ideais educacionais. No estudo de Beghtol (1986,) citado por Hjørland (2002), indivíduos em diferentes culturas precisam de diferentes tipos de informação. Para se chegar à garantia terminológica o Classification Research Group, de Londres, “sugeriu apelar para os termos usados por escritores mais reconhecidos de uma área visando nomear conceitos mais representativos desta”. (Barité, 2007, p.2).De posse de elementos advindos de fontes múltiplas, acredita-se que a realidade poderia ser representada de forma consistente e embasada nas necessidades, nos meios e nos fins concretos da empresa, visando-se á gestão arquivística, gestão do conhecimento empresarial e científico, e da informação documental; tal empreendimento contribuiria para o planejamento e gestão de arquivos, museus, bibliotecas, bibliotecas digitais, portais corporativos, aquisição de conhecimento, treinamento de pessoal, criação de linguagens documentárias, ontologias, taxonomias, dentre outros.

A partir do que foi discutido neste texto sobre análise de domínio e as garantias, conclui-se que dois produtos emergem da prática desses processos: o levantamento dos entes organizacionais e a possibilidade de sua estruturação representando um domínio específico. Essa constatação vem de encontro com práticas clássicas do campo da biblioteconomia e ciência da informação.

Arquivística; alguns fundamentos
Por sua própria natureza e princípios, a arquivistica tem relações diretas com a estrutura empresarial, considerando-se sua estreita dependência para que os processos relacionados à tramitação, quarda e recuperação de informações, ocorram de forma satisfatória. Revisitar os princípios da arquivística tornará possível refletir sobre a importância da análise de domínio na gestão empresarial. A arquivística se ancora epistemologicamente em três princípios. São eles o princípio do respeito aos fundos (respect des fonds) ou princípio da proveniência, o princípio da ordem original e a abordagem das três idades. (Couture e Rousseau, 1998). Verifica-se que todos eles têm relação direta com o contexto, o domínio organizacional no qual se inserem os documentos arquivísticos.

O princípio da proveniência é o que define um conjunto de documentos como um arquivo. Segundo o Arquivo Nacional, tal como expresso na publicação, “Subsídios para um Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística”, o princípio da proveniência é o “princípio básico da arquivologia, segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” (Arquivo Nacional, 2004). Em função desse princípio ocorre o acúmulo dos documentos produzidos por uma organização, ou pessoa, ao longo das atividades desempenhadas como produtoras dos documentos. Assim, Guizot, primeiro-ministro da França regulamentou em 1839 o arranjo dos documentos dos departamentos que se encontravam sob a responsabilidade nos arquivos daquele País.

O segundo princípio é o do respeito à ordem original dos documentos. Ainda que esta ordem não reúna os documentos por assuntos, visando atender necessidades dos pesquisadores por essa abordagem, seria essa a única maneira viável de conservar os valores de prova, quanto ao funcionamento de um governo, de uma organização pública ou privada. Para o Arquivo Nacional o princípio do respeito à ordem original é o “Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (Arquivo Nacional, 2004). Tal princípio ajuda a compreensão do significado dos documentos e dá ao arquivista um guia para o arranjo, descrição e utilização dos documentos. Os dois princípios, anteriormente citados, apesar de tratados separadamente, são vistos pela literatura como interligados:

“Em decorrência disso, é possível reconhecer o Princípio da Proveniência como sendo um princípio bi-facetado: o Princípio da Proveniência sob o ponto de vista externo (respeito aos fundos) e o Princípio da Proveniência sob o ponto de vista interno (respeito à ordem original) O primeiro, consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Já o segundo, estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição o sistema de arranjo deve ser baseado na organização original do arquivo, a qual, na sua essência, corresponde à organização do órgão administrativo que o produziu.” (Yado e Magalhães, 2007).

A teoria das três idades compreende o ciclo de vida dos documentos. Segundo Couture e Rousseau (1998, p.53) essa abordagem é oriunda dos Estados Unidos e ”tem as suas raízes nas reflexões que os arquivos e os records managers tiveram de fazer para resolver os problemas de massa documental, no princípio do século.” A teoria das três idades, ou ciclo de vida dos documentos, nasceu em 1940, a partir da necessidade de resolver a situação de caos documental e de melhorar a recuperação da informação para a tomada de decisão. Nesse sentido, o ciclo de vida foi separado em três fases a corrente, a intermediária e a fase permanente. Na visão do Arquivo Nacional a teoria das três idades é a: ”Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seu valor primário e secundário” (Arquivo Nacional, 2004).

Os princípios arquivísticos podem, sem dúvida, contribuir para fortalecer as bases teóricas da análise de domínio, na ciência da informação; eles são capazes de orientar, também, a implementação de ações, tanto para a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo, como para a atividade de classificação e de avaliação. E como conseqüência social a implantação do processo de gestão de documentos, a partir de uma realidade bem delineada, permitirá, além do acesso às informações, a racionalização dos procedimentos organizacionais, a transparência das ações do governo, a democracia e o exercício da cidadania.

Gestão de documentos
A gestão de documentos deve estar, portanto, em consonância com os princípios arquivísticos e tem como marco orientador um conhecimento profundo do domínio empresarial onde essa ocorre. Seguem-se algumas informações ligeiras sobre a gestão de documentos, procurando-se conexões desta com o cenário e argumentos já apresentados. A gestão de documentos compreende três etapas: a produção dos documentos, a utilização dos documentos e a avaliação e destinação. A produção ou criação de documentos compreende a etapa da fase corrente. A cada setor organizacional correspondem determinados documentos necessários às funções e processos desempenhados na organização. A utilização dos documentos é possibilitada pelas formas de recuperação da informação arquivística e, para isso, torna-se necessária a criação de um plano de classificação.

A classificação corresponde aos procedimentos técnicos necessários para a organização da documentação. O objetivo da classificação é de retratar as funções e atividades do órgão produtor dos documentos. A classificação propicia a recuperação da informação e outras atividades arquivísticas, tais como avaliação, seleção, transferência, recolhimento e eliminação dos documentos. Em geral a classificação é apresentada em forma de um esquema visual que permite a identificação das categorias e a sua hierarquização. Esse esquema é o plano de classificação que é um instrumento utilizado no protocolo e nos arquivos para padronização e organização dos documentos, permitindo a rápida recuperação da informação. Trata-se, portanto, de outra forma de representação do domínio empresarial.

A destinação dos documentos compreende os procedimentos de avaliação e a definição dos prazos de guarda. A avaliação é uma etapa importante da gestão de documentos, pois permite a reflexão sobre o fluxo de documentos na fase corrente e intermediária e posteriormente, quando for o caso, para o arquivo permanente. A avaliação é o “processo de análise de documentos de arquivo , que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos” (Arquivo Nacional, 2004).Outra definição é oferecida por Bernardes (1998). Segundo a autora a avaliação de documentos é o: “Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para a guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.” (Bernardes, 1998, p.14).

Faz parte da etapa de avaliação a identificação dos requisitos de arquivamento e da definição dos prazos de guarda para a documentação, independentemente do suporte em que a informação está registrada, que pode ser papel, filme, fita magnética, arquivos digitais e eletrônicos. O instrumento da gestão de documentos, apropriado para realizar a avaliação de documentos, é a tabela de temporalidade. Ela é utilizada na avaliação do conteúdo informacional dos documentos e estabelece os prazos de guarda e sua destinação final, atendendo às necessidades de negócios de cada instituição e preservando a memória governamental do Estado. Essa tabela, de acordo com o desempenho dos trabalhos das mais variadas naturezas, dos processos meios e fins, tem também como elemento norteador o conhecimento do domínio organizacional.

Considerações finais
Os conceitos e discussões apresentados podem contribuir para os fundamentos do trabalho e da pesquisa nas duas vertentes da ciência da informação, a arquivologia e a biblioteconomia. De forma bastante empírica, pôde-se elucidar que princípios que regem a gestão arquivística têm relação estreita com a análise de domínio e as garantias que preservam a qualidade de muitos dos processos da gestão arquivística e da organização da informação e do conhecimento nas empresas. Processos arquivísticos podem ser vistos como verdadeiras abordagens de análise de um domínio. Acredita-se que este estudo preliminar merece ser debatido e desenvolvido, favorecendo especialmente a identificação de similaridades e especificidades entre os campos disciplinares da biblioteconomia e arquivologia, assim como ressaltando áreas de interesse comum existentes entre ele e favorecendo avanços epistemológicos que contribuirão para o ensino, a pesquisa e a profissionalização na ciência da informação.

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Sobre o autor / About the Author

Lídia Alvarenga

lidiaalvarenga@eci.ufmg.br

Professora Doutora e Titular, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, PPGCI, UFMG.

Célia da Consolação Dias

celiadias@eci.ufmg.br

Professora Doutora em Ciência da Informação, PPGCI, UFMG.